Manual da contabilidade de centros escolares
ALLEGUE INFORMÁTICA
EXPLORACIÓN DA PANTALLA INICIAL
Unha vez iniciado o programa, aparece na pantalla a barra na que figuran os catro menús despregables, que nos permitirán visualizar sucesivamente tódalas opcións posibles.
Para situarnos sobre o menú pertinente empregamos as frechas de posición ou o rato e, premendo a tecla intro ou facendo clic sobre o menú coloreado, ábrese a ventá correspondente e amosa a lista de accións posibles ás que podemos acceder seguindo o mesmo proceso que no caso dos menús. Directamente, podemos tamén despregar os menús, premendo simultaneamente a tecla alt e a letra resaltada do menú que queremos elixir.
Cada unha das opcións dos submenús se activan pulsando a tecla correspondente a letra coloreada da opción ou ben indo á opción coas frechas do cursor ou o rato e pulsando intro.
Os submenús seguidos de un triángulo son susceptibles de despregarse, á súa vez, e facilitarnos unha maior concreción e diversificación da acción proposta.
Ó recorrer os distintos submenús actívase un sistema de axuda, de xeito que aparece na parte inferior da pantalla unha información, que nos sirve de aclaración e recordatorio das posibilidades que nos ofrece cada un dos apartados.
Para Saír de tódolos menús e submenús emprégase a tecla Esc, sen embargo para saír do programa débese ir á opción Saír que figura no menú CARGOS, se queremos que se produza un almacenamento correcto dos datos introducidos.
Anotar, para rexistrar as altas de novos provedores a través dunha ficha na que consignaremos os datos fiscais e bancarios. Estes últimos empregaranse posteriormente para o pago mediante transferencia. Se xa existen datos da persoa ou provedor que queremos incorporar, aparece unha mensaxe que nolo advirte e nos remite ó apartado seguinte.
Se cubrimos os apartados de código usual, subcódigo habitual ou concepto habitual, ó teclea-lo nif na ficha de cargos, cubriranse automaticamente eses tres datos na ficha de cargos (ou aqueles deles que estean cubertos na ficha de provedor). O programa só fará iso se os datos (concepto, etc de ficha de cargos) están en branco, aínda sen cubrir.
Ademais hai outros campos complementarios de especialidade, materia ou outro centro que podemos cubrir ou non, non teñen relevancia no programa e son máis ben de función informativa. Alí poderase poñer que o que vende o provedor e se ten outro centro ó que dirixirnos. Os campos que realmente utiliza o programa son os de: NIF, apelidos e nome, código subcódigo e concepto habituais, nº da conta corrente e nome do banco e sucursal. Os demais son optativos e para uso visual do usuario.
Editar, para revisar ou modificar os datos xa existentes. O acceso ás fichas realízase a través do NIF ou apelidos do provedor.
A orde das fichas é a de nif se entramos nesta parte do programa por nif ou a de apelidos+nome se entramos poñendo un apelido.
Buscar, para visualizar os datos sen posibilidade de modificación.
As teclas de movemento son Av Páx para ficha seguinte (ou botón seguinte).
Re Páx para ir á ficha anterior (ou botón anterior). Tecla escape (ou botón Saír) para saír. Primeiro e último son botóns que nos permiten ir ó principio da base de datos ou ó final.
Borrar nos permite borrar unha ficha de provedor definitivamente. Pode dirixirse directamente a calquera campo da ficha usando o rato.
A cada un dos botóns do fondo da pantalla pode accederse pulsando <Alt>+ a tecla correspondente á letra coloreada do botón. Por exemplo ALT+s nos permitirá situarnos directamente no botón Saír. Tamén poderemos circular polos campos e botóns coas teclas TAB e Maiúsculas TAB.
A orde das fichas é a de nif se entramos nesta parte do programa por nif ou a de apelidos+nome se entramos poñendo un apelido.
Recoller, para capturar os datos de provedores que xa teñamos introducido nalgún ficheiro co mesmo nome de campos, é dicir compatible ou doutro centro, de modo que non se terían que teclear de novo.
Temos que facilitar o nome e o camiño do ficheiro de datos de provedores que se quere engadir. Exemplos: a:\ponentes, c:\curso\ponentes, etc.
Neste menú recae o maior peso da xestión e seguimento dos gastos de funcionamento do Centro. A estructura que presentan os distintos submenús está orientada a facilitar o coñecemento do estado do capítulo de gastos e o tratamento dos datos para evitar ter que introducilos máis de unha vez. Algúns dos apartados son opcionais e cada Centro terá que decidir ata que nivel quere profundar.
Novo Cargo, para introducir cada un dos gastos ou facturas. Realizase desde a óptica da conta do Centro polo que o programa rexistrará un asento no Debe da mesma.
A ficha de recollida de datos presenta, entre outros, os seguintes campos:
NUMERO, ANO e PARTIDA cúbrense automaticamente. No primeiro caso será un número correlativo dentro de cada partida pero, se é necesario, pode modificarse simplemente tecleando outros díxitos que, á súa vez, servirán de referencia para crear o número da seguinte ficha.
NIF correspondente ó provedor ou destinatario do pago. Se está na base de datos de provedores e se teclea coa mesma forma coa que alí figura, ó chegar ó campo de PROVEDOR este cha aparece cuberto, en caso contrario podemos dalo de alta a través da opción Provedor que aparece na parte inferior da pantalla. Tamén os campos de código, subcódigo e concepto, de estaren baleiros, se cubrirán automaticamente despois de teclea-lo nif do provedor se temos eses mesmos campos cubertos na ficha de provedor.
CÓDIGO permite contabilizar os gastos aténdose á estructura dos once grupos que ten definidos a Consellería.
SUBCÓDIGO, apartado opcional, para clasificar os gastos segundo criterios de cada centro. A través de Engadir subcódigo e Revisar subcódigos, dentro do menú Rexistros podemos establecer e almacenar os que consideremos oportunos na base de datos codigo.dbf creada para este fin. Se escribimos tamén, ou só, un C permitirá listar os gastos de caixa-pago ó contado, independentemente de que pertenzan a outro subcódigo.
TIPO DE PAGO pode empregarse para reflectir se o pago se efectúa mediante talón (T), transferencia (TR), domiciliado (D), ó contado (C), etc.
TALON_NUME pode recoller o número de talón e tamén permitir, posteriormente e a través do submenú Imprimir, obter o listado correspondente.
DATAPAGO e DATACARGO permiten distinguir facturas pagadas pero non cargadas no extracto bancario. O último apartado vai ser fundamental para xestionar as transferencias e realizar o listado de Rexistro auxiliar de Caixa para confeccionar o libro correspondente.
Unha vez cuberta a ficha podemos seguir realizando asentos ou rematar, sen máis que elixir as opcións Outro e Saír, respectivamente.
Pode dirixirse directamente a calquera campo da ficha usando o rato. Tamén pode pulsar o botón de Saír (ou a tecla escape) para saír da ficha.
Pulsando o botón de outro engadirá unha nova ficha de cargo. (Con Av Páx consegue o mesmo).
Pulsando o botón de provedor permitirá engadir unha ficha dun provedor que non teñamos na base de datos de provedores e despois seguir a edita-la ficha de cargos coa que estamos nese momento.
As teclas de movemento son Av Páx para ficha seguinte (ou botón seguinte).
Re Páx para ir á ficha anterior (ou botón anterior). Tecla escape (ou botón Saír) para saír. Primeiro e último son botóns que nos permiten ir ó principio da base de datos ou ó final.
Borrar nos permite borrar unha ficha de cargo definitivamente. Pode dirixirse directamente a calquera campo da ficha usando o rato.
A cada un dos botóns do fondo da pantalla pode accederse pulsando <Alt>+ a tecla correspondente á letra coloreada do botón. Por exemplo ALT+s nos permitirá situarnos directamente no botón Saír. Tamén poderemos circular polos campos e botóns coas teclas TAB e Maiúsculas TAB.
Ten: Número que crea o programa o escoller novo cargo. Será un nº correlativo que pode estar duplicado en partidas distintas. Só e válido para cada partida ou xustificación.
Pode modificarse tecleando sen ningún problema. (pero non controla se hai dous iguais, aínda que se verían nos listados)
Código correspondente a un dos 11 códigos en que divide a Consellería os gastos.
Nif- do provedor. Se está na base de datos de provedores pon automaticamente o nome.
Subcódigo (opcional) para clasificar os gastos segundo criterios persoais e sacar listados por eses criterios.
Existe unha base de datos codigo.dbf para ir escribindo os subcódigos que se vaian establecendo.
Se en subcódigo escribimos ademais (ou só) C permitirá listar o subcódigo C que se pode utilizar para ver os gastos de caixa-metálico- independentemente que pertenzan a outro subcódigo.
Se se cobren os datos de nº de talón permite comprobar en listados eses números.
Data de pago e data de cobro permiten distinguir facturas pagadas por talón, pero non cobradas no banco, ademais de ser fundamentais en transferencias.
No listado de rexistro de caixa aparecerá a data de cobro (a do banco).
Opción recoller en provedores:
Comezando un ano novo, crea ficheiros dese ano para a contabilidade.
Preséntalle un resumo da partida e ano coa que está a traballar presentando o nº de orde o código asociado á factura, o provedor e o importe, dando os totais.
Preséntalle un resumo da partida e ano coa que está a traballar presentando a suma dos importes das facturas por cada código e canto lle queda por gastar.
Preséntalle un resumo, máis abreviado co anterior, da partida e ano coa que está a traballar presentando a suma dos importes das facturas, o número delas e canto lle queda por gastar.
Preséntalle un resumo da partida e ano coa que está a traballar presentando a suma dos importes das facturas por cada nif, e o total. Así saberá canto pagou a cada unha das empresas que lle subministran. O listado está ordenado por nif.
Na partida e ano coa que traballa algúns pagos faráaos con talón. Para poder visualizar cales deles ten rexistrados e o seu importe, ten esta opción. Revisando co talonario de cheques ou co extracto bancario poderá ver se hai algunha discrepancia.
Nesta opción escribirá o subcódigo que desexa revisar, permitindo ve-las facturas e totais correspondentes a ese subcódigo. Hai que dicir que si ben os códigos veñen fixados pola Consellería, os subcódigos ou maneiras de dividi-las facturas en agrupacións, son totalmente discrecionais, permitíndo facer un seguimento a un determinando grupo de gastos. Para isto é preciso que as facturas, na opción cargos, teñan cubertas os campos correspondentes de subcódigos.
Imprime un resumo da partida e ano coa que está a traballar presentando a suma dos importes das facturas por cada código e canto lle queda por gastar. Esta opción servirá de carátula da presentación das facturas ó Consello Directivo do Centro. Se xa foi aprobado por el, poñerá a data e a firma do secretario.
Imprime unha relación detallada de facturas, co seu número de orde, código e importe, para engadir ó expediente á presentar á aprobación desa partida.
Na partida e ano coa que traballa algúns pagos faráaos con talón. Para poder visualizar cales deles ten rexistrados e o seu importe, ten esta opción de impresión. Revisando co talonario de cheques ou co extracto bancario poderá ver se hai algunha discrepancia.
Imprime o resumo da partida e ano coa que está a traballar presentando a suma dos importes das facturas por cada nif, e o total. Así saberá canto pagou a cada unha das empresas que lle subministran. O listado está ordenado por nif.
Ó igual que visualizar, nesta opción escribirá o subcódigo que desexa revisar, permitindo imprimi-las facturas e totais correspondentes a ese subcódigo. Hai que dicir que si ben os códigos veñen fixados pola Consellería, os subcódigos ou maneiras de dividi-las facturas en agrupacións, son totalmente discrecionais, permitíndo facer un seguimento a un determinando grupo de gastos. Para isto é preciso que as facturas, na opción cargos, teñan cubertas os campos correspondentes de subcódigos.
SAÍR
Só é posible saír do programa pasando por esta opción do menú de cargos ou ben pulsando ALT+X dende calquera parte do menú.
Para imprimir rexistros anuais do que ocorreu cos gastos do centro.
Imprime un resumo anual, ordeado por datas, dos ingresos tidos e as xustificacións feitas deles.
Rexistro auxiliar da conta corrente
Imprime un resumo anual, ordeado por datas, dos ingresos tidos e os gastos de cada unha das facturas, poñendo a data de cargo, polo que este é un dato imprescindible para este rexistro.
Imprimirá non só o provedor, senón tamén unha explicación do gasto efectuado. Tamén irá poñendo os saldos existentes en cada momento que deberían coincidir co saldo real no banco nesas datas.
Revisar, engadir e listar subcódigos.
Nestas opcións do menú pode definir novos subcódigos e a súa explicación. Exemplo: subcódigo 034, Gastos do Seminario de Lingua Galega.
Esta explicación aparecerá na ficha de cargos logo de escribi-lo subcódigo, permitindo levarlle a conta ós gastos asignables a determinado seminario, ou concepto de gasto.
Logo poderá filtra-los datos a visualizar ou imprimir por estes subcódigos.
Desde logo o escribir estes datos non é imprescindible, pero axuda ó seguimento e planificación nos anos vindeiros dos gastos do Centro.
Revisar e engadir xustificacións
Escríbense aquí as datas e a explicación (algo así como Xustificación dos gastos do primeiro trimestre), datos que se van a imprimir no rexistro auxiliar de caixa.
De tempo en tempo cómpre pasar a disquete os datos (arquivos DBF) por se estes se perderan por algunha causa. Para isto, prepare un disquete baleiro e póñao na unidade a:.
No caso de que eses arquivos de datos se perdesen sempre pode recuperalos desde a última vez que fixo a copia de seguridade. Cópieos con xcopy a:*.dbf desde o directorio onde está o programa ou ben co explorador de Windows desde a unidade A: ata o directorio do programa.
Outros datos:
O programa está feito para traballar en rede. É posible que estean varias persoas usando o programa simultaneamente cos mesmos datos.
Tamén, como se observará funciona co rato, tanto para avanzar, retroceder, etc, coma nos menús e submenús. Tamén na propia edición é posible situarse en calquera campo co rato.
en windows95
Cree un acceso directo o programa usando o explorador de Windows para chegar ata o directorio do programa (normalmente c:\contas) e usando a opción de crear acceso directo a contab.exe. Póñao no escritorio. Logo o único que terá que facer e pulsar este acceso directo para que se execute o programa. Pode, pasando por propiedades- sinale o icono e pulse o botón dereito do rato-, facer que se execute maximizado, a pantalla completa.
O programa traballa nunha rede local compartindo os datos.